Řízení – správná cesta k úspěchu ? (1/3)
Vydáno dne 20. 05. 2007 (9182 přečtení)
Základním cílem tohoto článku je stručné zamyšlení nad současným stavem projektového řízení, skutečnou potřebou projektově řídit. Celý článek je rozdělen do třech částí. V této první části si shrneme obecně známé informace o fungování firem, zopakujeme si základní pojmy projektového řízení. Ve druhé části se zamyslíme nad současným stavem projektového řízení, v části třetí si potom na základě předchozích informací zkusíme odpovědět na otázku – je projektové řízení skutečně správnou cestou k úspěchu?
Základní princip fungování komerční organizace
Základním posláním každé komerční organizace je generovat v dlouhodobém horizontu maximální zisk.
Vlastní realizace zisku je závislá na uplatnění produktů na trhu. Pokud tento princip hodně zjednodušíme, zisk vzniká rozdílem příjmů za produkty na výstupu mínus výdaje na nákup materiálu, služeb potřebných k vytvoření produktu mínus výdaje na provoz organizace.
Vlastní realizace zisku je závislá na uplatnění produktů na trhu. Pokud tento princip hodně zjednodušíme, zisk vzniká rozdílem příjmů za produkty na výstupu mínus výdaje na nákup materiálu, služeb potřebných k vytvoření produktu mínus výdaje na provoz organizace.
Uplatnění na trhu spojené s dosahováním maximálního zisku není vůbec jednoduché. Na každou firmu působí spousta vnějších vlivů, potkáváme se s nepříjemně kvalitní konkurencí. V podnikatelském prostředí se neustále zvyšuje jeho dynamika a proměnlivost, životní cyklus podnikatelských aktivit / produktů se zkracuje, čas vstupu na trh (time to market) je nejen kritickým faktorem úspěchu, ale i samotného přežití společnosti.
V takovémto prostředí se každá společnost snaží organizovat takovým způsobem, aby její fungování bylo co možná nejefektivnější. Tedy se snaží dosahovat maximální příjmy a minimalizovat výdaje. Obě tyto položky jsou však značně ovlivněny tržním prostředím. Proto se stále více firem orientuje na vlastní efektivní provoz. Za efektivní provoz můžeme považovat takový provoz, kdy při minimálních provozních výdajích je dosahováno maximálních příjmů za zboží a služby. Tedy jsou velmi účinně využívány výrobní prostředky, především pak lidské zdroje, které bývají nezanedbatelnou položkou ve výdajích každé společnosti.
V takovémto prostředí se každá společnost snaží organizovat takovým způsobem, aby její fungování bylo co možná nejefektivnější. Tedy se snaží dosahovat maximální příjmy a minimalizovat výdaje. Obě tyto položky jsou však značně ovlivněny tržním prostředím. Proto se stále více firem orientuje na vlastní efektivní provoz. Za efektivní provoz můžeme považovat takový provoz, kdy při minimálních provozních výdajích je dosahováno maximálních příjmů za zboží a služby. Tedy jsou velmi účinně využívány výrobní prostředky, především pak lidské zdroje, které bývají nezanedbatelnou položkou ve výdajích každé společnosti.
Veškeré aktivity v každé společnosti jsou vykonávány prostřednictvím nebo alespoň s nějakým přispěním lidských zdrojů. Tyto aktivity můžeme rozdělit do 3 základních oblastí :
Aktivity procesního charakteru Procesní aktivity jsou vyjádřením stability ve společnosti. Umožňují stabilního, opakovaného dosahování výkonu (výstupů) definovaným způsobem, který je měřen a optimalizován.
Aktivity projektového charakteru
Aktivity projektového charakteru jsou využívány pro dosahování cílů v rámci strategie společnosti, vedou k zavádění změn, slouží jako způsob dodávání produktů na trh. Jsou prostředkem dosažení změny (včetně zavedení procesu)
Ad hoc aktivity
Ad hoc aktivity , také nazývané šedá zóna řízení, jsou aktivity, které de facto nejsou řízeny.
Jejich velkým kladem je to, že podporují inovační potenciál každé společnosti, naopak velkým záporem je to, že nejsou řízeny (směrovány k žádoucímu cíli), a potom pokud mají být ku prospěchu každé společnosti mohou být vykonávány jen velmi způsobilými jedinci.
Aktivity projektového charakteru
Aktivity projektového charakteru jsou využívány pro dosahování cílů v rámci strategie společnosti, vedou k zavádění změn, slouží jako způsob dodávání produktů na trh. Jsou prostředkem dosažení změny (včetně zavedení procesu)
Ad hoc aktivity
Ad hoc aktivity , také nazývané šedá zóna řízení, jsou aktivity, které de facto nejsou řízeny.
Jejich velkým kladem je to, že podporují inovační potenciál každé společnosti, naopak velkým záporem je to, že nejsou řízeny (směrovány k žádoucímu cíli), a potom pokud mají být ku prospěchu každé společnosti mohou být vykonávány jen velmi způsobilými jedinci.
V dnešní době je řízení provozu všech firem založeno na procesním základu (projekty můžeme považovat za speciální množinu procesů, jak se dozvíme v následujících kapitolách). V některých společnostech převládá procesní část (např. výrobní organizace), v jiných část projektová (např. vývoj software). Kvalita vlastního řízení je potom zásadně ovlivněna stupněm vyspělosti v oblastech projektového a procesního řízení, rozsahem „šedé zóny“.
Téměř s jistotou však můžeme konstatovat, že projekty dnes již používá každá firma. Minimálně název projekt a pojem projektové řízení, projektová kancelář je používán stále častěji.
Téměř s jistotou však můžeme konstatovat, že projekty dnes již používá každá firma. Minimálně název projekt a pojem projektové řízení, projektová kancelář je používán stále častěji.
Projektové řízení
Pro postupné přiblížení pojmu „projektové řízení“, začneme několika jednoduchými definicemi, které vycházejí z standardů PMI (Project Management Institut – mezinárodní aktivita zabývající se standardizací procesů projektového řízení)
Projektové řízení je aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik na projektové aktivity, které vedou ke splnění požadavků projektu.
Základním cílem projektového řízení je dodat výsledek – včas, v plné funkcionalitě, s dodrženými náklady (OTIFOB - On Time, In Full, On Budget).
Projekt je dočasné úsilí vynakládané k vytvoření jedinečného produktu nebo služby
- Dočasný znamená, že má jednoznačný začátek a konec
- Jedinečný znamená, že produkt nebo služba se nějak odlišuje od všech ostatních produktů a služeb
Projektové řízení je aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik na projektové aktivity, které vedou ke splnění požadavků projektu.
Základním cílem projektového řízení je dodat výsledek – včas, v plné funkcionalitě, s dodrženými náklady (OTIFOB - On Time, In Full, On Budget).
Projekt je dočasné úsilí vynakládané k vytvoření jedinečného produktu nebo služby
- Dočasný znamená, že má jednoznačný začátek a konec
- Jedinečný znamená, že produkt nebo služba se nějak odlišuje od všech ostatních produktů a služeb
Abychom si správně uvědomili vztah projektu a procesu, použijeme ještě jednu dostupnou definici, která říká, že projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.
Projektové řízení je potom zajišťováno prostřednictvím skupin procesů jako jsou:
- Inicializační: předmětem je schválení realizace projektu nebo jeho části
- Plánovací: předmětem je příprava plánu k dosažení stanovených cílů. Základní rovinu tvoří časový a finanční plán
- Prováděcí: předmětem je vykonávání naplánovaných činností dle platných metodik
- Sledování a řízení: předmětem je sledování průběhu projektu, porovnání aktuálního stavu s plánem a na základě aktuálního stavu realizace případných akcí, opatření, které zajistí dokončení projektu ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu (OTIFOB)
- Uzavírání: předmětem je vyhodnocení a uzavření projektu nebo jeho části
PMI k základním procesům potom ještě definuje následující znalostní oblasti obsahující nejdůležitější metodická doporučení :
- Řízení integrací: obsahuje procesy s cílem zajistit, že jednotlivé části projektu jsou správně koordinovány.
- Řízení rozsahu: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt obsahuje všechnu potřebnou a pouze potřebnou práci k úspěšnému dosažení cíle.
- Řízení času: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném čase
- Řízení rozpočtu: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném rozpočtu
- Řízení kvality: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt uspokojí potřeby pro které byl realizován
- Řízení lidských zdrojů: obsahuje procesy potřebné k zajištění maximálně efektivního využití lidských zdrojů začleněných v projektu
- Řízení rizik: systematický proces identifikace a vyhodnocení rizik.Cílem je minimalizace pravděpodobnosti a četnosti rušivých událostí na projekt.
- Řízení zprostředkování: obsahuje procesy potřebné k zajištění potřebného materiálu a služeb nutných k úspěšnému dokončení projektu z okolí organizace vykonávající projekt
- Řízení integrací: obsahuje procesy s cílem zajistit, že jednotlivé části projektu jsou správně koordinovány.
- Řízení rozsahu: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt obsahuje všechnu potřebnou a pouze potřebnou práci k úspěšnému dosažení cíle.
- Řízení času: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném čase
- Řízení rozpočtu: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném rozpočtu
- Řízení kvality: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt uspokojí potřeby pro které byl realizován
- Řízení lidských zdrojů: obsahuje procesy potřebné k zajištění maximálně efektivního využití lidských zdrojů začleněných v projektu
- Řízení rizik: systematický proces identifikace a vyhodnocení rizik.Cílem je minimalizace pravděpodobnosti a četnosti rušivých událostí na projekt.
- Řízení zprostředkování: obsahuje procesy potřebné k zajištění potřebného materiálu a služeb nutných k úspěšnému dokončení projektu z okolí organizace vykonávající projekt
Stále více používaným pojmem je projektová kancelář. V dnešní době tato instituce existuje v každé větší společnosti. My projektovou kancelář především chápeme jako vlastníka procesů projektového řízení, který je motorem ve zlepšování procesů a kontrolorech jejich dodržování. Procesní model (množina procesů projektového řízení) definuje způsob práce při řízení projektů. Stanovuje jednotlivé činnosti, jejich vstupy, výstupy, způsob vykonávání činnosti (metodiky), zodpovědné role. Pokud se následujícím obrázku podíváme na strukturu projektové kanceláře, jistě stojí za zmínku zdůraznit následující skupiny procesů :
Portfolio management:
Společně se skupinou procesů z oblasti Project Management tvoří hodnotovou linku procesů projektového řízení. Řízení portfolia je především o rozhodování jaké projekty se mají realizovat. Snahou je vybrat takovou skladbu projektů, která při dostupných omezených zdrojích zajistí společnosti největší hodnotu. Pro naše rozhodovací procesy musíme mít dostatečné informace jak s ohledem na přínosy projektu, tak na jejich zdrojovou náročnost a aktuální prognózu využití zdrojů
Project management:
Tato skupina procesů zajišťuje správné řízení jednotlivých projektů. Patří se např. procesy plánovací, prováděcí, sledování a řízení
Process assessment:
Důležitá oblast, procesů, která zajišťuje trvalé zlepšování procesů projektového řízení
Portfolio management:
Společně se skupinou procesů z oblasti Project Management tvoří hodnotovou linku procesů projektového řízení. Řízení portfolia je především o rozhodování jaké projekty se mají realizovat. Snahou je vybrat takovou skladbu projektů, která při dostupných omezených zdrojích zajistí společnosti největší hodnotu. Pro naše rozhodovací procesy musíme mít dostatečné informace jak s ohledem na přínosy projektu, tak na jejich zdrojovou náročnost a aktuální prognózu využití zdrojů
Project management:
Tato skupina procesů zajišťuje správné řízení jednotlivých projektů. Patří se např. procesy plánovací, prováděcí, sledování a řízení
Process assessment:
Důležitá oblast, procesů, která zajišťuje trvalé zlepšování procesů projektového řízení
Ještě je nutné si uvědomit, že ve velké většině případů se pohybujeme v multiprojektovém prostředí. Tedy v prostředí, kdy jednotlivé zdroje pracují na více projektech. Navíc procesy projektového řízení jdou napříč organizační strukturou společnosti. Tedy mohou nastávat kompetenční konflikty mezi projektovým a liniovým řízením. O to více je potřeba, aby procesy projektového řízení jasně definovaly pracovní postupy a odpovědnosti jednotlivých zdrojů.
Tedy projektové řízení je tu od toho, aby nám pomohlo efektivně dosahovat stanovených cílů ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu. Existující metodiky samozřejmě berou v úvahu existenci omezených zdrojů, neurčitost a nutnost ovlivnit chování lidských zdrojů.
To si uvědomuje stále více firem, protože minimálně název projekt a pojem proktové řízení je používán stále častěji. V některých materiálech se dozvídáme, že, projektové řízení se stává základní manažerskou disciplínou, základem pracovního prostředí společnosti, zrychlujícím tempem roste počet současně realizovaných projektů, do projektů je zapojováno stále více pracovníků společnosti. Jde bezpochyby a zcela jasný trend, který je silně vynucován stávajícím podnikatelským prostředím. Aktuální výsledky a objektivní hodnocení stupně vyspělosti jednotlivých společností však zcela jasně ukazují, že je nutné ještě vynaložit mnoho úsilí a ujít nemalý kus cesty. Tedy současný okamžik je možná zcela jasně chápat jako výzvu k vytvoření nemalé konkurenční výhody.
Projektové řízení – správná cesta k úspěchu ? (2/3)
Vydáno dne 14. 07. 2007 (4248 přečtení)
Druhá část navazuje na obecné shrnutí základních informací o projektovém řízení a jejím smyslem je především zamyšlení se nad současným stavem projektového řízení. V části třetí si potom na základě předchozích informací zkusíme odpovědět na otázku – je projektové řízení skutečně správnou cestou k úspěchu
Současný stav projektového řízení
Myslím, že se můžeme shodnout na tom, že potřebujeme co nejrychleji dosahovat stanovených cílů, že potřebujeme velmi efektivně využívat lidské zdroje. Zcela určitě se také shodneme na tom, že existuje metodický návod – projektové řízení, který je standardizován a který nám může silně pomoci k dosahování našich cílů.
Pojďme si nyní společně odpovědět na několik otázek.
Pojďme si nyní společně odpovědět na několik otázek.
Jakou úroveň vyspělosti v projektovém řízení dosahuje vaše společnost ?
Zkuste se na chviličku zamyslet a vyberte si jeden ze stupňů vyspělosti definovaných SEI ( Software Engineering Institute). Nebuďte však příliš formální a lehkomyslní. Pokud máte definované procesy a sedíte u počítače, jak rychle se dostanete k popisu procesů ? Řekněme, že vás nyní na několik okamžiků jmenuji do role projektového vedoucího. Co všechno je potřeba vykonat ve fázi plánování projektu ? Do kdy to musí být dokončeno. Nyní se stáváte vlastníkem procesů projektového řízení nebo ředitelem projektové kanceláře (z mého pohledu jde o shodné zodpovědnosti). Ustavené procesy totiž znamená, že procesy skutečně fungují podle platných popisů. Takže si uděláme namátkovou kontrolu. Vyberte si jeden nejdůležitější projekt a zkontrolujte, zda má povinnou dokumentaci, zda jsou dostupné informace o jeho aktuálním stavu. Mimochodem, jak měříte zdraví projektu? Tedy jaké metriky máte k dispozici pro zhodnocení toho, že projekt, který již 2 měsíce běží a podle plánu má za 3 měsíce končit bude ukončen OTIFOB ?
Zkuste se na chviličku zamyslet a vyberte si jeden ze stupňů vyspělosti definovaných SEI ( Software Engineering Institute). Nebuďte však příliš formální a lehkomyslní. Pokud máte definované procesy a sedíte u počítače, jak rychle se dostanete k popisu procesů ? Řekněme, že vás nyní na několik okamžiků jmenuji do role projektového vedoucího. Co všechno je potřeba vykonat ve fázi plánování projektu ? Do kdy to musí být dokončeno. Nyní se stáváte vlastníkem procesů projektového řízení nebo ředitelem projektové kanceláře (z mého pohledu jde o shodné zodpovědnosti). Ustavené procesy totiž znamená, že procesy skutečně fungují podle platných popisů. Takže si uděláme namátkovou kontrolu. Vyberte si jeden nejdůležitější projekt a zkontrolujte, zda má povinnou dokumentaci, zda jsou dostupné informace o jeho aktuálním stavu. Mimochodem, jak měříte zdraví projektu? Tedy jaké metriky máte k dispozici pro zhodnocení toho, že projekt, který již 2 měsíce běží a podle plánu má za 3 měsíce končit bude ukončen OTIFOB ?
|
Úroveň
|
Charakteristika
|
|
Úroveň 5 – Optimalizovaná
|
Zlepšování pomocí zpětné vazby přes procesy
|
|
Úroveň 4 – Řízená
|
Měřené procesy (kvantit. měření)
|
|
Úroveň 3 – Definovaná
|
Definované a ustavené procesy
|
|
Úroveň 2 – Opakovatelná
|
Procesy jsou závislé na jednotlivcích (intuitivní)
|
|
Úroveň 1 – Inicializační
|
Vše je řešeno ad hoc
|
Jaké problémy se nejčastěji objevují ve vašich projektech ?
Jde o níže uvedené nebo podobné příklady ?
Jde o níže uvedené nebo podobné příklady ?
- Původní termín dokončení se zpravidla nesplní nebo nás to stojí příliš mnoho sil.
- Potřebné věci nejsou k dispozici včas (povolení, dokumentace, specifikace, materiál atd.).
- Jednotlivé projekty mezi sebou zápasí o priority.
- Příliš často nejsou k dispozici zdroje, i když byly přislíbeny.
- Je příliš mnoho překročených rozpočtů.
- Nemáme dostatečné informace pro řízení projektů
- Dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
- Některé projekty „vyšumí“ do ztracena
Jaké výkonnosti dosahují jednotlivci ve vaší společnosti ?
- Jak měříte výkonnost lidských zdrojů ?
- Odevzdávají lidé své činnosti na projektech před termínem ? Proč ano/ne ?
- Dochází ke zpožďování jednotlivých činností na projektech
- Mohou vaši zaměstnanci trpět studentským syndromem (Zpočátku pociťují, že na vykonání činnosti je dostatek času. Tomu odpovídá i počáteční nižší pracovní úsilí.S blížícím se termínem dokončení pracovní úsilí sice roste, termín je však většinou překročen
Máte založenou projektovou kancelář ?
- Věnuje veškerou energii přípravě ne zcela přesných reportů o stavu projektů ?
- Podporuje skutečné prosazení procesů projektového řízení ?
- Měří výkonnost jednotlivých procesů a je hnacím článkem v jejich zlepšování ?
- Organizuje vzdělávání jednotlivých rolí aktivních v procesech projektového řízení v potřebných technikách, v platném procesním modelu ?
A náš krátký dotazník na stav projektového řízení ve vaší společnosti uzavřeme závěrečnými otázkami.
Myslíte si, že existuje prostor na zvýšení výkonnosti v projektovém řízení a tedy dosahování cílů ?
Myslíte si, že zvýšením výkonnosti můžete dosáhnout zajímavých přínosů ?
Netroufám si přesně odhadnout, výsledek vašeho hodnocení. Jsem však přesvědčen, že u velké většiny čitatelů existuje nemalý prostor pro zlepšování. To je také v souladu s výzkumy publikovanými společností Standish Group, které mimo jiné říkají :
Nejzásadnější příčinou nedostatků v projektovém řízení je nižší stupeň vyspělosti jednotlivých firem. Ten samozřejmě souvisí s množstvím stupňů volnosti v projektovém řízení, disciplínou související s prosazením procesů projektového řízení a vlastní firemní kulturou každé společnosti. Množství volnosti je potom zapříčiněno nedostatečnou definicí procesů projektového řízení.
Pojďme se společně na základní skupiny procesů a zdůraznit si nejzákladnější a nejčastější nedostatky.
Pojďme se společně na základní skupiny procesů a zdůraznit si nejzákladnější a nejčastější nedostatky.
Inicializace
Ve fázi schvalování projektu musí být poměrně jasné CO je cílem projektu, tedy co má být dodáno. Nepřesné a nedostatečné odpovědi na tuto otázku odsuzují projekt k neúspěchu již při jeho schválení. Další důležitou otázkou je JAK bude cíle dosaženo. Ta je základem úspěchu plánovací fáze. Neméně podstatnými otázkami je KDY, ZA KOLIK, které však většinou nejsou příčinou zásadní problémů a naplňují trojimperativ projektového řízení rozsah/kvalita-náklady-čas.
Plánování
Ve fázi plánování je základním úkolem stanovit reálnou cestu k dosažení stanoveného cíle. Tedy především rozpracováváme odpověď na otázku JAK. Pokud neznáme dostatečně dobře odpověď na tuto otázku, náš plán má do reálnosti velmi daleko. Bohužel plánování bývá velmi často podceněno. Díky tomu naše cesta k dosažení cíle není dostatečně dobrá (ač by mohla být) a ve svém důsledku vyvolává velké nepříjemnosti ve fázi sledování a řízení. V podstatě se sami dostáváme do stavu „hašení požárů“ a popravdě řešeno o řízení již nemůžeme příliš hovořit.
Provádění
Ve fázi provádění jde o vlastní vykonávání činností v projektu. Může jít o tvorbu výkresů, vývoj softwaru, tvorbu dokumentace … Kvalita jednotlivých činností samozřejmě ovlivňuje kvalitu vytvářeného produktu a většinou je řízena speciálními odbornými metodikami.
Sledování a řízení
Předmětem je sledování průběhu projektu, porovnání aktuálního stavu s plánem a na základě aktuálního stavu realizace případných akcí, opatření, které zajistí dokončení projektu ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu (OTIFOB). Tedy tato fáze velmi souvisí s kvalitou projektového plánu, se schopností objektivně měřit zdraví projektu a schopností a vůlí řídit na cíl
V tomto okamžiku mne napadá srovnání projektového řízení se zakázkovou výrobou. Při výrobě nejprve vzniká dokumentace v konstrukci, kusovník (určuje komponenty ze kterých se skládá výsledný produkt), následně technologický postup výroby (poměrně přesně definuje postup výroby – které výrobní operace se vykonávají v jakém pořadí na jakých strojích). Tedy poměrně přesná specifikace CO a JAK má být vyrobeno. Následují výrobní procesy založené na provádění a odhlašování jednotlivých výrobních operací. Paralelně na základě dostupných informací probíhá řízení výroby. Ač jde o poměrně zjednodušené přirovnání, ale pro potřeby porovnání kvality plánů, informací pro řízení je dostatečné. V jaké oblasti je dosažen větší stupeň vyspělosti a proč ?
Nyní nás asi nepřekvapí, že základem úspěchu v projektovém řízení jsou poměrně detailně popsané a zavedené procesy projektového řízení. Ty nám pak umožňují nejen neustálé zlepšování, ale i dosahování standardní výkonnosti. A to je přesně to, co nám doporučují metodiky projektového řízení.
Ve fázi schvalování projektu musí být poměrně jasné CO je cílem projektu, tedy co má být dodáno. Nepřesné a nedostatečné odpovědi na tuto otázku odsuzují projekt k neúspěchu již při jeho schválení. Další důležitou otázkou je JAK bude cíle dosaženo. Ta je základem úspěchu plánovací fáze. Neméně podstatnými otázkami je KDY, ZA KOLIK, které však většinou nejsou příčinou zásadní problémů a naplňují trojimperativ projektového řízení rozsah/kvalita-náklady-čas.
Plánování
Ve fázi plánování je základním úkolem stanovit reálnou cestu k dosažení stanoveného cíle. Tedy především rozpracováváme odpověď na otázku JAK. Pokud neznáme dostatečně dobře odpověď na tuto otázku, náš plán má do reálnosti velmi daleko. Bohužel plánování bývá velmi často podceněno. Díky tomu naše cesta k dosažení cíle není dostatečně dobrá (ač by mohla být) a ve svém důsledku vyvolává velké nepříjemnosti ve fázi sledování a řízení. V podstatě se sami dostáváme do stavu „hašení požárů“ a popravdě řešeno o řízení již nemůžeme příliš hovořit.
Provádění
Ve fázi provádění jde o vlastní vykonávání činností v projektu. Může jít o tvorbu výkresů, vývoj softwaru, tvorbu dokumentace … Kvalita jednotlivých činností samozřejmě ovlivňuje kvalitu vytvářeného produktu a většinou je řízena speciálními odbornými metodikami.
Sledování a řízení
Předmětem je sledování průběhu projektu, porovnání aktuálního stavu s plánem a na základě aktuálního stavu realizace případných akcí, opatření, které zajistí dokončení projektu ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu (OTIFOB). Tedy tato fáze velmi souvisí s kvalitou projektového plánu, se schopností objektivně měřit zdraví projektu a schopností a vůlí řídit na cíl
V tomto okamžiku mne napadá srovnání projektového řízení se zakázkovou výrobou. Při výrobě nejprve vzniká dokumentace v konstrukci, kusovník (určuje komponenty ze kterých se skládá výsledný produkt), následně technologický postup výroby (poměrně přesně definuje postup výroby – které výrobní operace se vykonávají v jakém pořadí na jakých strojích). Tedy poměrně přesná specifikace CO a JAK má být vyrobeno. Následují výrobní procesy založené na provádění a odhlašování jednotlivých výrobních operací. Paralelně na základě dostupných informací probíhá řízení výroby. Ač jde o poměrně zjednodušené přirovnání, ale pro potřeby porovnání kvality plánů, informací pro řízení je dostatečné. V jaké oblasti je dosažen větší stupeň vyspělosti a proč ?
Nyní nás asi nepřekvapí, že základem úspěchu v projektovém řízení jsou poměrně detailně popsané a zavedené procesy projektového řízení. Ty nám pak umožňují nejen neustálé zlepšování, ale i dosahování standardní výkonnosti. A to je přesně to, co nám doporučují metodiky projektového řízení.
Projektové řízení – správná cesta k úspěchu ? (3/3)
Vydáno dne 22. 09. 2007 (3994 přečtení)
Závěrečná třetí část navazuje na obecné shrnutí základních informací o projektovém řízení a na krátké zamyšlení se nad současným stavem projektového řízení.Jaká bude na základě předchozích informací Vaše odpovědět na otázku – je projektové řízení skutečně správnou cestou k úspěchu ?
Tajemství úspěšného zavedení projektového řízení
Projektového řízení se jako manažerská disciplína stává stále důležitější. Bohužel však negativní zkušenosti s úspěšností projektů v minulosti, převažující technokratický přístup, minimální vývoj v oblasti projektového řízení (50 let se používají stejné postupy a využívají stejné principy) a nedostatek kvalitních komplexních přístupů způsobily, že projektové řízení je vnímáno managementem společností poměrně povrchně a řada termínů z této oblasti se stala doslova zprofanovanými. Nastala až paradoxní situace, kdy všichni si uvědomují nutnost a potřebu komplexního projektového řízení, ale současně se většinou uchylují k povrchním technokratickým přístupům. Situace je podobná zavádění informačních systémů, kdy také všichni věřili, že samotný informační systém všechno vyřeší.
Cestou k úspěšnému zavedení systému projektového řízení je právě správné pochopení jeho komplexnosti, přenesení se přes povrchní a příliš technokratické postupy. Stále více firem si ale uvědomuje, že vytvoření efektivního systému řízení je založeno na systémovém přístupu k managementu, orientaci na výsledky, využití principů procesního řízení (procesy projektového řízení) a neustálém zlepšování (Model Excelence, principy managementu jakosti podle ISO 9000,…). Tedy na systému založeném na definici procesů, jejich měření a neustálém zlepšování, který vede až k hlubokému zakořenění daných pravidel, do vytvoření efektivního pracovního prostředí odrážejícím se ve vlastní firemní kultuře.
Cílem je vytvořit ve společnosti takové prostředí, které ve vzájemném souladu disponuje správnou organizací (definice vhodné struktury, stanovených cílů), která naplňuje filosofii společnosti (poslání) a je schopná nastolit tolik potřebnou disciplínu k postupnému naplňování poslání dosahováním stanovených cílů.
Ve své podstatě se jedná o vstup na trnitou cestu neustálého zlepšování. Na cestu, která postupně přináší výsledky v neustále vyšší rychlosti při dosahování cílů spojeném se stále efektivnějším využíváním vlastních zdrojů. Jde o dlouhodobý proces, který díky trvalému zakořenění principů v základech firemní kultury vytváří dlouhodobou konkurenční výhodu.
Závěrečné shrnutí
Tak co, je pro vás projektové řízení správnou cestou k úspěchu ? Cílem tohoto článku bylo přivést vás k zamyšlení nad touto otázkou. Společně jsme konstatovali, že potřebujeme co nejrychleji dosahovat stanovených cílů, že existují metodiky, které nám dávají návod jak postupovat. Všichni o nich víme, ale většinou je nepoužíváme dostatečně důsledně. Doporučené pracovní postupy nejsou dostatečně zakořeněné ve firemní kultuře. Jejich prosazení se nikomu nezdaří ze dne na den. A to je možná příležitost k vytvoření nezanedbatelné konkurenční výhody ?
Projektové řízení...